Hvorfor er det her virkelig en bog, vi anbefaler dig at læse?
Er du produktiv og tager ansvar, er risikoen for at blive overvældet og måske endda ramt af stress, helt urimeligt stor. Vi bliver nødt til at indse og indrømme, at når vi er selvstændige, så er vi nok temmelig meget i risikogruppen. Vi indså tidligt i vores selvstændige karriere, at vi skulle være produktive og effektive. Desværre leder det ofte til bøger, der virker fint - lige indtil du brænder ud. Kender du det der med, at dit hoved bare snurrer af alt for meget kaffe, og hele kroppen gør ondt af udmattelse?
Dén følelse kender vi, og det er ikke sjovt, når du bare ikke kan gøre noget, fordi du SKAL levere noget i morgen tidlig til en afventende kunde. Efter at have læst alle de bøger, der ledte dén vej, faldt vi over David Allen, som BÅDE gør dig mere effektiv, men SAMTIDIG passer på dig. Det er nemlig hovedfokus! Og før du bliver bekymret, skal du vide, at det har gjort, at vi hygger os meget mere, ja - men at vi NÅR mere og får lavet FLERE FEDE projekter nu end nogensinde før. Så ja, det er en kæmpe anbefaling til alle selvstændige herfra! :-)
Hvad har “Getting Things Done” gjort for os?
Engang troede vi, at hvis co bare VILLE noget nok, så ville vores stærke vilje få os i mål. Selvom vores vilje er stærk - og det er din sikkert også - og stærk nok til at gå imod strømmen og blive selvstændig (og ikke mindst forblive), så har vores mange ideer ført til det ene halvfærdige projekt til det næste.
Vi har med andre ord haft rigtig mange projekter, der er startet godt (Q2), men som er landet fælt og lugtet i det mørke, ingenting-land Q4, hvor det aldrig er blevet til noget. Uden et redskab til at styre og ikke mindst PRIORITERE alle de mange ideer og vælge til og fra. Du skal simpelthen kunne “Kill Your Darlings”, et fantastisk begreb der beskriver de ideer, som er FANTASTISKE, men som i det store billede simpelthen kun forstyrrer.
Den røde tråd bliver brudt, og du får det aldrig til at passe ind. Det var først efter at have læst “Getting Things Done” og set en del interviews mv. af David Allen på YouTube, at vi for alvor begyndte at notere og arbejde så systematisk med udvælgelsen og prioriteringen af opgaver. Det har simpelthen været en liv-redder, og ja, denne gengivelse er en del af de projekter, der nu endelig får taget en så konkret form, at du kan nyde resultatet af det :-)
5 killer fokusområder
– Du tror, at du kan huske meget – men det forstyrrer dig, så du ikke kan arbejde godt.
– Prioriter alle dine ideer og fordel dem, så du enten smider ud, gemmer til engang, gemmer til snart eller gør lige NU.
– Gem alle dine ideer ét sted, som du vender tilbage til hver uge og prioriterer i dem.
– Dit hovedfokus skal altid være på det vigtige, der aldrig haster.
– Du kan vælge et hvilket som helst system - du skal bare huske at styre systemet, så systemet ikke styrer dig (eller din hjerne gør, åh-åh!)
Vi tænker godt, men glemmer tit
Ifølge David Allen skal vi huske, at selvom vores store hjerne gør, at vi er fantastiske til at tænke og løse udfordringer, så glemmer vi det super hurtigt. Når du er videnarbejder vil du blive overvældet af tusind forskellige opgaver, som du skal løse på én gang. Samtidig med, at du bliver bombarderet af ny viden og information om nye opgaver, der skal løses og gamle, der endnu ikke er helt færdige. Det medfører, at du forsøger at huske det hele. Desværre fjerner det hjernekapaciteten fra at være opgaveløser, og det er en skidt ting, når man gerne vil have tingene gjort.
Derfor har Allen udviklet en Getting Things Done metode. Den er meget simpel og lyder sådan her:
Hver gang du får en idé eller tanke, skal du overveje og behandle den. Hver eneste gang har du fire kasser, du kan placere din idé i: 1) Skal den smides ud? 2) Skal den gemmes væk og tages frem igen, når omstændighederne bliver ændret? 3) Skal den gemmes til brug om et sted mellem 15-60 dage? Eller 4) skal den behandles og gøres noget ved NU?
Gem dine ideer til senere – et sted du kan finde!
Du vil blive overrasket over, hvor meget der faktisk skal smides ud. Du sørger samtidig for at prioritere at afvente med nogle af tingene, fordi du sørger for at have et sted at gemme det. På den måde kan din hjerne slappe af, fordi den ved, hvor den skal kigge for at finde ideerne og tankerne frem igen. Vi lægger vores tanker og ideer i Trello, der er vores almindelige projektledelsesprogram. Du kan også bruge en notesbog eller noget andet. Det vigtigste er, at det er ét sted, så du kan slappe af i, at du kan finde det frem, når du har brug for det. Hver uge skal du gennemgå din liste og se, om der er noget, der skal fjernes. Det der syntes som en fantastisk idé tidligere på ugen, kan være forældet eller skal flyttes rundt.
Det er ikke vigtigt, præcis hvilket system, du bruger. Det kan være et IT-system som fx Trello eller Podio. Det kan også være en notesbog. Det vigtige er, at du bruger det og styrer det (systemet må endelig ikke styre dig!). Husk, alternativet er, at din glemsomme hjerne styrer, og det er skidt i den verden af en milliard indtryk, der allesammen ved have dig til at gøre alt muligt andet end at arbejde med dit projekt, som du lever i.
Hvordan håndterer du den enkelte opgave?
Når du så sidder med de opgaver, der skal gøre NU, skal du igen dele dem op. For ellers ender du med en sindssyg og uoverskuelig mareridts to-do-liste, der forvirrer mere end den gavner. Dem der tager mindre end to minutter at udføre, og dem, der tager længere tid. Overvej herefter, om det egentlig er dig, der skal gøre det. Måske kunne en anden gøre det bedre og hurtigere end dig?
Opgaver der kræver et bestemt tidspunkt eller lignenede skal selvfølgelig i kalenderen. Så er der de småting, som skal gøres NU. Men der er også en masse, som er større projekter, fx at skrive en bog eller næste måneds sociale medieopslag, der kræver en anden håndtering. Det er ikke nok at skrive dem på to-do-listen, for hvis du tænker over det, er det så ikke altid “skriv et blogindlæg” eller “lav en video”, der liiiige må vente til i morgen?
Hovedfokus skal altid være ét sted: Det der er vigtigt, men aldrig haster
Vi har det med at fokusere så meget på det, der skal gøres lige nu. Og med alle de afbrydelser, vi bliver udsat for hver eneste dag, så når vi det bare ikke. For vi får aldrig roen til at gå i flow og løse opgaven.
Modellen, som Allen bruger til det her, er den samme som Eisenhower-modellen, hvis du kender den. Det er en lille matrice med fire kvadrater. Kvadrat 1 (Q1) er det, der er vigtig og som haster. Q2 er vigtigt, men haster ikke. Q3 er ikke vigtigt, men haster, mens Q4 ikke er vigtigt og ikke haster.
Ifølge David Allen skal vi ALTID fokusere på det, der er i Q2. Det skal simpelthen have største prioritet. For alt det, der haster, skal nok få fokus.
Det værste ved de her større projekter er, at et projekt, der var tiltænkt til Q2, indimellem kan snige sig ned til Q4. Hvis det store bogprojekt, fx aldrig når længere end din computer.
Derfor skal du fx ikke starte dagen med at tjekke din e-mail og lade dig styre af haste-opgaverne fra dagens start. Sæt tid af, hvor du har minimal risiko for at blive forstyrret. Sluk mobilen og luk dig inde.